Выбор сервера размещения

Прежде чем вы начнете предоставлять общий доступ к своим проектам OmniPlan, убедитесь, что у вас есть сервер, который можно использовать как централизованное хранилище ваших файлов. Синхронизация локальной копии проекта с копией на сервере или с календарем на сервере календаря гарантирует, что все, кто использует файл, будут в курсе всех последних изменений.

Если у вас есть сервер, используйте пошаговое руководство в следующем разделе, чтобы подключиться к своей первой учетной записи синхронизации. Так вы можете начать совместную работу над проектами, уже размещенными на сервере, или начать размещать новые проекты, настроив их параметры синхронизации и общего доступа.

Настройка учетной записи сервера

Для совместной работы над проектом OmniPlan необходимо настроить следующее: учетную запись сервера во всех приложениях и настройки общего доступа для файла проекта. Эти функции сгруппированы по соответствующим темам в окне OmniPlan «Учетные записи серверов» (описанном здесь) и в параметрах синхронизации и общего доступа каждого проекта.

Окно Учетные записи серверов (OmniPlan > Учетные записи серверов) позволяет подключать новые учетные записи серверов в OmniPlan, управлять существующими учетными записями, а также просматривать файлы проектов на подключенных серверах и загружать их.

Когда вы подключаетесь к учетной записи сервера в первый раз, в окне отображается мастер настройки для выбора типа учетной записи и ввода данных для входа. Чтобы добавить дополнительные учетные записи после первой, нажмите кнопку Добавить учетную запись (+) в нижнем левом углу окна.

Если вы настраиваете учетную запись сервера для совместного доступа, выберите Сервер Omni Sync или WebDAV. Если вы добавляете или получаете рабочие часы из синхронизированной учетной записи календаря, выберите CalDAV или Google Календарь (в зависимости от типа аккаунта).

Когда вы подключите учетную запись, она появится в списке в левой части окна.

Если вы подключаетесь к учетной записи сервера, на котором уже размещены существующие проекты, файлы проектов на сервере отображаются в списке справа. Выберите проект в списке и нажмите Загрузить проект, чтобы создать локальную копию. Откроется файл, готовый к совместной работе. Теперь вы можете публиковать изменения на сервере, а любые изменения, внесенные другими участниками, будут отображаться в вашей локальной копии.

Если вы настраиваете общий доступ впервые и у вас нет проектов, синхронизированных с серверами, список проектов будет пуст. В разделе Настройка синхронизации и совместного использования ниже приведены инструкции по публикации вашего первого проекта на сервере.

Управление учетными записями серверов

После того, как вы настроили учетную запись сервера и начали использовать публикацию и подписку на проекты или календари, вы можете использовать окно «Учетные записи серверов» для управления учетными записями и общими проектами. Для просмотра совместных проектов OmniPlan и управления ими выберите OmniPlan > Учетные записи серверов.

В списке учетных записей отображаются ваши учетные записи серверов Omni Sync, WebDAV, CalDAV и календаря Google, отсортированные по имени. Для просмотра проектов или календарей выберите учетную запись. Чтобы добавить учетную запись, нажмите кнопку Добавить учетную запись (+) под списком. Чтобы изменить учетную запись, выберите ее и нажмите Изменить уч. запись.

Когда выбрана учетная запись сервера Omni Sync или WebDAV, в списке отображаются все проекты, опубликованные в хранилище, и следующие сведения о них:

1. Название проекта — имя файла проекта.

2. Загрузка — значок вертикальной столбчатой диаграммы в этом столбце показывает, используется ли совместный доступ к данным загрузки ресурсов этого проекта в других проектах хранилища для выравнивания ресурсов между проектами.

3. Дата начала, Дата окончания, Последнее изменение — даты начала и окончания проекта, а также дата его последнего изменения любым пользователем, имеющим доступ.

4. Завершено — процент завершения работ по проекту.

5. Добавить учетную запись, Удалить учетную запись — нажмите кнопку +, чтобы добавить учетную запись сервера, или кнопку–, чтобы удалить существующую учетную запись. Удаление учетной записи не приводит к удалению ее содержимого на сервере; она удаляется только из списка серверов, подключенных к OmniPlan.

6. Метаданные файла — в этом разделе отображается информация о файле проекта: его уникальный идентификатор, размер, размер связанного файла журнала изменений (для отслеживания изменений), и дата, когда файл был обрезан в последний раз.

Настройка синхронизации и совместного использования

Когда будет настроена учетная запись сервера, вы сможете начать синхронизацию файлов проектов для совместной работы с другими участниками проекта. Вы можете выбрать действия синхронизации для каждого проекта индивидуально, используя Параметры синхронизации и общего доступа (Проект> Параметры синхронизации и общего доступа).

В этом пошаговом руководстве мы предполагаем, что вы начинаете использовать совершенно новую учетную запись сервера (настроенную в окне Учетные записи серверов, как описано выше) и новый проект, над которым вы хотите работать совместно с коллегами. Вы будете публиковать вносимые вами изменения в файле на сервере, на который подпишутся другие редакторы (и наоборот).

Когда вы впервые настраиваете синхронизацию и совместное использование проекта, вы видите два варианта: Базовая синхронизация и Расширенные возможности совместного доступа. Если вы выберете базовую синхронизацию, вы перейдете к процессу настройки OmniPresence или хранилища iCloud: это два отличных варианта, если все, что вам нужно, — это удаленное место для хранения файлов.

Поскольку в этом примере есть несколько участников, мы вместо этого выберем «Расширенные возможности совместного доступа». Нажмите Продолжать, чтобы настроить совместный доступ для проекта.

Список действий совместного доступа для вашего проекта поначалу пуст. Нажмите кнопку + ①, чтобы добавить новое действие и выбрать один из доступных типов действий. Вы увидите, что вы можете выполнять множество автоматических задач при открытии совместного доступа к проекту (публикации); мы пока сосредоточимся на варианте «совместный доступ». Выберите тип действия Совместный доступ ②, затем нажмите Далее ③.

Для совместной работы над этим проектом он должен храниться на сервере, чтобы другие могли получить к нему доступ. Если вы настраиваете учетную запись в окне Учетные записи серверов, нажмите Выберите источник ① и выберите источник в списке (если нужного источника нет, вы можете настроить его сейчас и вернуться к этому шагу). Выбрав свою учетную запись, нажмите Сохранить ②.

Теперь окно «Параметры синхронизации и общего доступа» содержит активное действие для публикации и обновления из общего хранилища на сервере. Чтобы изменить данные действия, выберите его и нажмите кнопку редактирования Карандаш внизу списка действий. Используйте флажки под списком ①, чтобы выбрать, какие события инициируют публикацию проекта и обновление его статуса.

Нажмите Готово, затем сохраните проект. Если вы выбрали Выполнять действия публикации автоматически при сохранении, проект будет впервые опубликован на сервере. В противном случае выберите Проект > Опубликовать (Control-Command-P), чтобы опубликовать его вручную.

В следующий раз, когда вы откроете окно «Учетные записи серверов», вы увидите проект, указанный в вашей учетной записи. Последующие изменения, которые вы вносите, публикуются на сервере на основе настроек, которые вы выбрали в параметрах синхронизации и общего доступа. Вы можете отслеживать эти изменения: любые входящие изменения от коллег, которые аналогичным образом подключены к вашему проекту, используя отслеживание изменений (Проект > Показать изменения).

Вы можете опубликовать локальную версию проекта на сервере, выбрав Проект > Опубликовать (Control-Command-P) или нажав кнопку Опубликовать на панели инструментов.

Можно выполнить обновление вручную с сервера в любое время, выбрав Проект > Обновить (Control-Command-R) или нажав на панели инструментов кнопку Обновить.

Параметры конфигурации для синхронизации и совместного использования

В окне Параметры синхронизации и общего доступа (Проект> Параметры синхронизации и общего доступа) необходимо настроить действия публикации и подписки для каждого проекта, для которого требуется совместная работа. В разделе Настройка синхронизации и совместного использования выше представлено пошаговое руководство по настройке вашего первого действия для совместного использования работы; в этом и последующих разделах содержится дополнительная информация о других доступных действиях.

В окне «Параметры синхронизации и общего доступа» представлен обзор действий по совместному использованию, которые вы настроили для текущего проекта, а также инструменты для добавления, удаления и редактирования этих действий.

1. Тип и направление действия — значок показывает тип действия для строки, а стрелки рядом с ним показывают, выполняется публикация (стрелка вверх), обновление (стрелка вниз) или и то, и другое.

2. Описание действия — текст в центре каждой строки действия описывает действие и указывает, происходит ли действие при публикации, обновлении или и том, и другом.

3. Статус активности действия — крайний правый столбец содержит флажок, указывающий, используется ли действие сейчас. Снимите этот флажок, чтобы отключить выполнение действия.

4. Добавить и удалить действие — используйте эти кнопки, чтобы добавить новое действие (+) или удалить выбранное действие (–). При удалении действия оно полностью удаляется из проекта. Чтобы вместо этого временно отключить его, снимите флажок его активного статуса.

5. Параметры публикации и обновления — выберите, следует ли выполнять действия публикации автоматически при сохранении файла проекта, и следует ли автоматически обновлять проект при уведомлении об изменениях через Bonjour или в указанный период времени в меню справа. Эти параметры применяются ко всем действиям, настроенным для проекта.

6. Изменить действие — для каждого действия доступны дополнительные параметры; выберите действие в списке и нажмите эту кнопку, чтобы открыть и отредактировать сведения о действии.

Параметры действий совместного доступа

При создании или редактировании действия совместного доступа доступны следующие параметры:

1. Учетная запись сервера — выберите в этом раскрывающемся меню учетную запись сервера для публикации и подписки. В меню перечислены все учетные записи, которые вы настроили в окне «Учетные записи серверов».

2. Данные учетной записи — открывает окно с данными для входа в учетную запись синхронизации, связанную с действием.

3. Общий доступ к загрузке ресурсов — укажите, следует ли использовать загрузку ресурсов проекта совместно с другими проектами на сервере, и выберите, следует ли учитывать загрузку ресурсов в других проектах на сервере при выравнивании.

Параметры действий экспорта

При создании или редактировании действия совместного доступа доступны следующие параметры.

1. Экспорт как — выберите в этом раскрывающемся меню формат файла для экспорта. Список форматов включает все доступные форматы из меню Файл > Экспорт, а также собственный формат файлов OmniPlan, используемый по умолчанию.

2. Сохранить в — выберите имя и расположение экспортируемого файла.

3. Фильтр — настройте или выберите настроенный фильтр, который будет применяться при экспорте файла проекта. Любые элементы, исключенные условиями фильтра, не попадут в экспортированную версию проекта.

Параметры действия «Синхронизировать задачи с календарем»

При создании или редактировании действия «Синхронизировать задачи с календарем» доступны следующие параметры:

1. Источник — выберите в этом раскрывающемся меню существующий источник календаря или выберите Добавить учетную запись, чтобы открыть окно, в котором вы можете выбрать сервер CalDAV или Google Календарь для добавления в качестве нового источника календаря.

2. Календарь — выбрав источник, используйте это раскрывающееся меню, чтобы выбрать календарь, с которым нужно синхронизироваться.

3. Фильтр — настройте или выберите настроенный фильтр, который будет применяться при синхронизации задач из файла проекта. Любые задачи, исключенные условиями фильтра, не попадут в синхронизированную версию проекта.

Синхронизировать рабочие часы из календаря

При создании или редактировании действия «Синхронизировать задачи из календарем» доступны следующие параметры:

1. Источник — выберите в этом раскрывающемся меню существующий источник календаря или выберите Добавить учетную запись, чтобы открыть окно, в котором вы можете выбрать сервер CalDAV для добавления в качестве нового источника календаря.

2. Календарь — выбрав источник, используйте это раскрывающееся меню, чтобы выбрать календарь, из которого нужно синхронизировать события.

3. События — укажите, что происходит, когда события извлекаются из календаря. События календаря могут представлять собой новые рабочие часы, добавленные к проекту, рабочие часы, вычтенные из проекта, или дополнительные рабочие и нерабочие часы для определенного ресурса.

4. Ресурс — если вы выбрали для событий календаря добавление рабочих или нерабочих часов для определенного ресурса, выберите в этом раскрывающемся меню ресурс.

Параметры действия «Запустить скрипт»

При создании или редактировании действия «Запустить скрипт» доступны следующие параметры:

1. Тип скрипта — выберите AppleScript или Автоматизация Omni.

2. Скрипт — выберите в этом раскрывающемся меню скрипт для запуска. Меню будет пустым, пока вы не добавите файл AppleScript в папку скриптов OmniPlan, ссылка на которую указана в тексте рядом с этим элементом.

   Если выбран тип скрипта «Автоматизация Omni», он заменяется двумя другими раскрывающимися меню: Модуль и Действие. Сначала выберите подключаемый модуль автоматизации Omni, затем выберите одно из его действий для запуска. Ссылка на папку «Модули» указана в тексте справа.

3. Выполнять при — укажите, следует ли запускать скрипт при публикации изменений в хранилище или при обновлении для получения изменений с сервера.

Открытие общего доступа к проекту

Чтобы подключить других членов команды к вашему опубликованному проекту, вам необходимо предоставить им следующую информацию:

• Тип учетной записи: сервер Omni Sync или WebDAV.
• Имя пользователя и Пароль для доступа к учетной записи сервера синхронизации.
• Имя файла, на который они будут подписываться.

Члены команды будут использовать эту информацию для добавления учетной записи в окне OmniPlan > Учетные записи серверов (см. инструкции ранее в этой главе). После создания учетной записи члены вашей команды могут подписаться на проект, выполнив следующие действия.

1. Откройте OmniPlan.
2. Выберите OmniPlan > Учетные записи серверов.
3. В левой части появившегося окна выберите Хранилище проекта.
4. Выберите название проекта из списка доступных проектов в хранилище.
5. Нажмите Загрузить проект.
6. Сохраните копию файла проекта локально на жестком диске Mac.

Загруженный файл автоматически подписывается и связывается с главной копией на сервере.

После подписки члены группы могут редактировать и просматривать проект OmniPlan, используя свою локальную копию файла. Любые изменения, внесенные в проект, сохраняются на сервере синхронизации, когда проект опубликован, и когда другие члены команды обновляют свою копию проекта, они получают эти изменения с сервера.

Чтобы ваша локальная копия файла проекта всегда была в актуальном состоянии с учетом последних изменений, внесенных другими членами группы, при каждом открытии своей локальной копии рекомендуется выполнять следующие действия.

1. Откройте файл проекта OmniPlan, который вы сохранили локально.
2. Получите обновления проекта; выбрав Проект > Обновить (Control-Command-R).
3. Примите или отклоните изменения; выбирав Проект > Показать изменения (Option-Command-T).
4. Внесите свои изменения в файл проекта, затем выберите Файл > Сохранить (Command-S).
5. Опубликуйте свои изменения, чтобы сделать их доступными для других членов команды, которые подписаны на тот же проект; выбирав Проект > Опубликовать (Control-Command-P).

Отслеживание изменений

После выбора нужных функций подписки можно использовать функцию отслеживания изменений для просмотра своих изменений и принятия или отклонения изменений, сделанных другими.

Чтобы включить отслеживание изменений, выберите в меню пункты Проект > Показать изменения (Shift-Command-T). Появится боковая панель с журналом изменений, внесенных вами и вашими коллегами, а также панель уведомлений (под основной панелью инструментов OmniPlan), содержащая элементы управления для принятия и отклонения изменений, внесенных другими пользователями.

Чтобы принять или отклонить все изменения, воспользуйтесь кнопками Принять все и Отклонить все в меню настроек на панели отслеживания изменений.

Чтобы принять и отклонить отдельные изменения, выберите нужное изменение на боковой панели и воспользуйтесь кнопкой Принять или Отклонить .

Распределение нагрузки ресурсов между проектами

Если ресурсы (обычно участники вашей команды) работают над несколькими проектами, размещенными в одном хранилище, в параметрах действия совместного доступа можно выбрать, требуется ли публиковать загрузку ресурсов текущего проекта в других проектах и требуется ли подписка в текущем проекте на данные о загрузке этих ресурсов в других проектах.

При выборе варианта Опубликовать означает, что другие подписавшие проекты будут использовать данные о загрузке в этом проекте при выравнивании загрузки; если Джули работает над проектом A в среду и данные ее загрузки передаются в проект B, после выравнивания в проекте B не будет планироваться ее работа в среду.

Выбор варианта подписаться на загрузку ресурсов означает, что проект будет следовать всем ограничениям проектов в хранилище, публикующих данные загрузки ресурсов. Использование только одно из функций (публикации ли подписки) позволяет устанавливать приоритет одновременно выполняемых проектов — потребности проекта, который публикует данные загрузки, всегда удовлетворяются в первую очередь, в то время как в проект, который только подписан на данные загрузки, ресурсы назначаются только тогда, когда они не заняты в основном проекте.

Проекты, которые и публикуют, и получают данные загрузки, имеют равный приоритет. Если проект не публикует и не получает данные, для него внешние факторы игнорируются, и он синхронизируется только с собственными обновлениями.

Очистка устаревших данных об использовании

Если приложение OmniPlan обнаруживает неиспользуемые данные о загрузке ресурсов на сервере, оно выдает запрос на очистку этих данных. Такое случается, если кто-то удаляет проект, данные которого передаются в общий доступ из OmniPlan версии до 2.1, или если кто-то удаляет файл непосредственно в приложении Finder или «Терминал». Пока вы не разрешите очистку, в проекте могут быть доступны неверные данные о загрузке ресурсов.

Чтобы надлежащим образом удалить проект из хранилища сервера, необходимо открыть окно «Учетные записи серверов» и нажать кнопку Удалить проект.